Tilitoimiston ja asiakkaan yhteistyön ensi askel on tarjous. Tarjouksen laatiminen on yrityksessä kuin yrityksessä mieluisa työtehtävä. Niin se on myös tilitoimistossa. Sitä on edeltänyt tarjouspyynnön saapuminen ja tarjouksen tekemistä edesauttava puhelinkeskustelu tai tapaaminen yrittäjän kanssa. Tämä yhteydenpito on toinen askel tilitoimiston ja yrittäjän välisen henkilökohtaisen suhteen syntymisessä.
Tilitoimistoyhteistyön ensiaskeleet
Kun yrittäjä on tehnyt päätöksensä ja ilmoittanut valitsemalleen tilitoimistolle asiasta, alkavat käytännön toimet. Allekirjoitetaan palvelusopimus ja sovitaan asiakkaan ja tilitoimiston keskinäisestä työnjaosta ja siitä miten asiakas toimittaa siihen asti syntyneen kirjanpitomateriaalin uuteen tilitoimistoon. Jos kyseessä on aloittava yritys, aineistoa alkaa tulla toiminnan myötä. Asiakkaan kanssa sovitaan lisäksi, kuinka usein ja mitä kaikkea materiaalia, missä muodossa ja mitä väylää pitkin materiaalia toimitetaan tilitoimistoon.
Taloushallinto hoidetaan useimmiten sähköisillä pilviohjelmilla, vaikka me Talousverkossa teemme kirjanpitoa asiakkaan toiveen mukaan ja se voi olla monissa tapauksissa myös se perinteinen tapa. Kuitit tuodaan toimistolle ja ne kirjataan kirjanpito-ohjelmistoon, samalla vaihdetaan kuulumiset yrittäjän ja kirjanpitäjän kesken. Sähköisiä pilvipalveluohjelmistoja suositaan ihan hyvästä syystä, sillä ne mahdollistavat tilitoimiston ja asiakkaan joustavan yhteistyön ja paikasta riippumatta. Tehtävänjakoja on yhtä monta kuin on yrityksiäkin. Jokaisella on omat toiveensa ja tapansa. Tilitoimistossa toimitaan sitten näiden toiveiden mukaan. Asiakasta pyritään kuitenkin ohjeistamaan siten, että taloushallinnon hoito olisi mahdollisimman juohevaa ja asiakasta palvelevaa.
Reaaliaikainen kirjanpito on asiakkaan etu
Nykyohjelmilla toimittaessa tilitoimiston maantieteellisellä sijainnilla ei ole merkitystä, riittää, kun käytettävissä on internet-yhteys. Asiakas tekee oman osuutensa tehtävistä, esimerkiksi myyntilaskutuksen ja ostolaskujen hyväksymisen ja ehkä maksamisenkin. Tilitoimisto huolehtii ostolaskujen tiliöinnistä ja kirjanpidon oikeellisuudesta. Kaikki osapuolet näkevät koko ajan reaaliaikaisen kirjanpidon tilanteen, myyntisaamiset, ostovelat ja pankkitilin saldon. Pisimmälle vietynä tilitoimiston palvelu on niin kattavaa, että siellä hoidetaan lähes kaikki, myös maksuliikenne. Maksuliikenteen hoito on nopeaa ja joustavaa suoraan taloushallinnon ohjelmaa käyttäen.
Kun taloushallinnon eri osiot on integroitu keskenään, ei tarvita mitään erillisiä ajoja, vaan kun esimerkiksi myyntilasku on kirjoitettu ja lähetetty, se on jo saman tien kirjanpidossa. Samoin ovat kaikki palkanlaskennan tapahtumat henkilösivukuluineen heti palkanlaskennan valmistuttua ja palkkojen tultua maksetuiksi. Ostolaskut tulevat verkkolaskuina suoraan ohjelmaan, eikä niitä tarvitse käsin syöttää. Laskujen tiliöinti voidaan automatisoida kirjausohjein.
Harjoitus tekee mestarin. Tilitoimiston ja yrityksen yhteiskäytössä olevan ohjelmiston toiminnan oppiminen ottaa oman aikansa asiakasyrityksessä. Tilitoimiston ja asiakasyrityksen yhteispeli taloushallinnon hoidossa voi aluksi olla takkuista. Useimmiten kuitenkin, kun ollaan pitkäjänteisiä ja asiakas saa opastusta ohjelman käyttöön asiantuntevasta tilitoimistosta, saavutetaan sujuvat käytännöt, jossa kukin tietää omat tehtävänsä. Tilitoimiston tavoite on se, että asiakasyrityksessä koetaan, että tilitoimistoyhteistyöstä saadaan lain vaatimusten täyttämisen lisäksi myös muuta lisäarvoa. Lisäarvo voi muodostua toimialakohtaisesta raportoinnista, jopa kilpailija-analyysin sisältäen, tai se voi olla auttamista yrittäjän yrityksen rahoitusratkaisuissa. Joskus asiakas kaipaa apua järjestelmien kanssa jne. Kaikkea tätä apua saa Talousverkon asiakkaana.
Tilitoimisto yrittäjän tukena päätöksenteossa
Tilitoimisto on asiakasyrityksen apuna liiketoiminnan kannattavuuden seurannassa. Ajantasainen kuukausittainen raportointi tukee yrittäjää päätöksenteossa. Mahdollisissa tervehdyttämistilanteissa asiakasyritys saa tilitoimistosta apua. Tilitoimiston kanssa punnitaan yrityksen tuotevalikoimaa ja kulurakennetta kirjanpidon lukujen pohjalta, laaditaan suunnitelmia ja budjetti muutamaksi vuodeksi eteenpäin. Kuukausittain sitten verrataan toteutumaa budjetin lukuihin. Tilitoimisto osaa avata raportit sanalliseen muotoon ja tukea näin asiakasyritystä liiketoiminnan suunnittelussa.
Parhaimmillaan asiakkaan ja tilitoimiston välille syntyy syvä yhteistyösuhde. Ohjelmistojen digitalisoitumisen myötä tilitoimiston rooli on muuttunut tositeaineiston kirjaajasta konsultoivampaan suuntaan. Tilitoimistosta on tullut sparraaja ja kirjanpitäjästä ystävä. Vuorovaikutus kasvattaa luottamusta tilitoimistoon. Hyvään yhteistyösuhteeseen kuuluukin se, että viestitään aktiivisesti puolin ja toisin. Asiakasyritys kertoo niin ajankohtaisista kuulumisista kuin tulevaisuuden suunnitelmistaan. Tilitoimisto puolestaan tukee asiakasyritystä taloushallintoon liittyvissä kysymyksissä ja viestii kunkin yrityksen alaa koskevista taloushallinnon muutoksista. Kirjanpitäjä saattaa tuntea myös asiakkaan henkilökohtaiseen elämään kuuluvia asioita. Silloin kuulumisia vaihdetaan myös tällä tasolla.
Hyvin hoidettu taloushallinto on osa brändiä
Hyvin hoidettu taloushallinto on asiakasyritykselle imagotekijä. Tarkoilla ja ajantasaisilla tilinpäätöstiedoilla luodaan myös brändiä ja luotettavuutta. Erityisesti kasvaville yrityksille internetistä löytyvät tilinpäätöstiedot ovat tärkeä asia. Kun yhteistyökumppaneita etsitään ja tarjouksia tehdään, tapana on hakea nopeasti googlettamalla potentiaalisen kumppaniyrityksen nettisivut ja toisaalta netistä löytyvät tilinpäätöstiedot.
Tilitoimiston ja asiakasyrityksen hyvä yhteistyö on tärkeää. Yhteistyön tavoitteena on asiakasyrityksen parhaaksi toimiminen. Kunnossa ja ajan tasalla oleva taloushallinto tukee asiakasyrityksen brändiä ja siten sen markkinointia.
Leena Reunanen yrittäjä, KLT-kirjanpitäjä 010 574 2400 leena.reunanen@talousverkko.fi