Sähköinen taloushallinto tuo taloushallinnon prosessit kirjanpito-ohjelmaasi, eli luovut papereista ja mapeista. Tämä on monelle yritykselle selkeä edistysaskel ja helpottaa merkittävästi yrittäjän arkea. Kun sähköinen taloushallinto on osa arkeasi, on syytä miettiä sen käyttöä. Saatko siitä luvattuja hyötyjä vai teekö edelleen asiat samalla tavalla kuin ennenkin? Teknologian lisäksi sähköisen taloushallinnon tehokas hyödyntäminen vaatii muutoksen sekä ajattelutavassa että arjen rutiineissa. Yksi sähköisen taloushallinnon eduista onkin tiettyjen rutiinien ja manuaalisen työn automatisointi. Tämä herättää usein yrittäjissä kysymyksiä, kuten tekeekö järjestelmä päätökset yrittäjän puolesta tai menettääkö yrittäjä kontrollin oman yrityksensä lukuihin. Lähtökohta taloushallinnon automaatiossa on kuitenkin se, että kontrolli on aina käyttäjällä.
Mitä rutiinien automatisointi käytännössä tarkoittaa?
Ostolaskut saapuvat sähköisesti taloushallinnon järjestelmään ja automaatio siirtää ne asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi ilman manuaalista työtä. Mikäli prosessia halutaan automatisoida vielä lisää, voi ohjelmisto hyväksyä laskut suoraan, mikäli ne täyttävät tietyt ennakkoon käyttäjän toimesta määritellyt kriteerit. Automaatio myös ennustaa maksupäivän ja hälyttää kassatilanteesta.
Myyntilaskut lähetetään verkkolaskuna. Järjestelmä kertoo varastosaldon ja ennustetun toimituksen. Voit myös toimittaa tuotteet suoraan toimittajasi varastosta.
Huomautus on automatisoitua. Huomautus lähetetään automaattisesti, kun maksu on viivästynyt tietyn ajan. Jos huomautuksesta huolimatta et saa suoritusta, siirtyy saatava samasta järjestelmästä perintään. Voit käsitellä reskontrassa perinnän ilman erillistä perintäyhtiön käyttöliittymään kirjautumista.
Ennustaminen on mahdollista myös pienemmille yrityksille. Kun tieto on reaaliaikaista, voit luoda ennusteita, eli järjestelmä osaa kertoa, miltä yrityksen kassatilanne ja tulos näyttää esimerkiksi kahden kuukauden päästä. Tämä perustuu erääntyneisiin ostolaskuihin, lähetettyihin myyntilaskuihin, velkojen ja saamisten erääntymiseen ja yritystoiminnan kausivaihteluun. Voit myös luoda skenaarioita, eli erilaisia tilannekuvia siitä, mikä toimintasi taloudellinen vaikutus on, jos budjettisi toteutuu, ylittyy tai alittuu. Tiedät, onko kassassa rahaa maksaa kaikki erääntyvät maksusi. Opit ymmärtämään, miten voit reagoida eri tilanteisiin, ja esimerkiksi sen, että liiketulos ja kassa voivat olla hyvin eri asioita.
Raportointi tulee läpinäkyväksi. Saat mahdollisuuden porautua raporteilta suoraan tapahtumalle tai laskulle ja luoda juuri yrityksen tarpeisiin soveltuvia raportteja. Sinun ei tarvitse odotella kuukausittain kirjanpitoraportin valmistumista, vaan voit käydä katsomassa ajantasaisen tilanteen silloin, kun se sinulle sopii.
Tiedonsiirto järjestelmien välillä (esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmän ja taloushallinnon järjestelmän välillä) saadaan automaation avulla nopeaksi ja reaaliaikaiseksi. Et siis tarvitse siirtotiedostoja tai manuaalista tietojen syöttämistä useampaan eri järjestelmään, vaan ideaalitilanteessa integraatioiden avulla tiedot siirtyvät automaattisesti.
Toisin sanoen, automaation myötä ajan säästön lisäksi:
Reaaliaikaisuus paranee. Tiedät, milloin saatavasi ja velkasi erääntyvät ja voit ennakoida ja mukautua muuttuvaan tilanteeseen.
Saat lisäarvopalveluita, jotka ovat aikaisemmin vaatineet erillistä työtä tai kallista palveluntarjoajaa. Kassavirtasi päivittyy automaattisesti, ja siihen voidaan laskea mukaan kaikki taloudelliseen tilanteeseen vaikuttavat tekijät. Raportointi on syvempää, graafisempaa ja juuri yrityksesi tarpeisiin räätälöityä, ilman merkittäviä lisäkustannuksia, koska itse tieto on hyvin jäsenneltyä.
Pysyt tekemään parempia päätöksiä, jotka kovassa kilpailutilanteessa ovat yrityksellesi selkeä kilpailuetu.
Automaation menestyksekäs käyttöönotto
Automaatio taloushallinnossa ei ole enää mikään uusi juttu: kehityskulku on ollut pitkä ja automaatiota käytetään jo laajasti. Teknologia on kuitenkin edelleen vahvasti kehittyvää, joten kannattaa miettiä yhdessä asiantuntijan kanssa, mitkä ominaisuudet hyödyttäisivät juuri sinun yrityksesi tarpeita.
Saadaksesi automaation täydet hyödyt käyttöösi ja välttääksesi sudenkuopat, kiinnitä huomiota seuraaviin:
1. Ajattelutavan muutos: automaatio ei ole irrallinen asia, vaan tärkeä osa yrityksen menestymistä. Tämä kannattaa huomioida kaikessa tekemisessä. Luovu päällekkäisistä prosesseista ja valmistaudu luomaan uusia, tehokkaampia toimintatapoja.
2. Varaa aikaa käyttöönottoon ja hyödynnä alan asiantuntijoita: todelliset hyödyt saavutetaan, kun yrityksesi yksilölliset tarpeet on tunnistettu.
3. Hyödynnä jo olemassa olevat mahdollisuudet: moderneissa taloushallinnon järjestelmissä on jo valmiiksi sisäänrakennettuna laajat mahdollisuudet automatisointiin.
4. Aloita jo tänään: on arvioitu, että ne yritykset, jotka ottavat automaatioon perustuvia sovelluksia aikaisin käyttöön, hyötyvät eniten. Älä jää viimeisten joukkoon.
Sähköistä taloushallintoa ja automaatiota kannattaa lähteä hyödyntämään ja ottamaan käyttöön yhteistyössä oman kirjanpitäjän kanssa.
Toinen keino on ottaa avuksi ohjelmistoasiantuntija. Talousverkon yhteistyökumppanilta Talouden Ohjelmistopalveluilta voit varata vartin pituisen ilmaisen konsultointipuhelun, jossa Talouden Ohjelmistopalveluiden ohjelmistokonsultit neuvovat sinua automaation käyttöönoton ensiaskeleissa tai jo käytössä olevan automaation tehostamisessa.
Varaa ilmainen vinkkivartti tästä.
Mats Hästö
Ohjelmistokonsultti
Talouden Ohjelmistopalvelut Finland Oy
p. +358 50 353 5112
