Tilitoimiston vaihtaminen pähkinänkuoressa
Moni yrittäjä saattaa kokea tilitoimiston vaihtamisen haasteellisena tai vaikeana - ainakin omassa mielessään. Ellei jotain ylitsepääsemätöntä ongelmaa tai tapahtumaa ole tapahtunut, joka käytännössä pakottaaa tilitoimiston vaihtamiseen, päätöstä pitkitetään usein turhankin pitkälle. Syynä pitkittymiseen saattaa olla ihan vain sekin, että vaihto koetaan hankalana eikä ole aikaa "siihen kaikkeen ylimääräiseen". Lisäksi tilitoimiston ja asiakkaan suhde muodostuu usein henkilökohtaiseksi luottamussuhteeksi ja sen katkaiseminen sekä kohdistaminen uuteen toimistoon ja henkilöön vie oman aikansa ja on monesti kynnyskysymys.
Mitä kannattaa ottaa huomioon uuden toimiston valinnassa
Uuden tilitoimiston etsimisessä kannattaa selvittää eri vaihtoehdoista hinnan lisäksi toimistojen tavoista toimia ja hoitaa asiakkuuksia. Hintaa ei kannata pitää ainoana valintakriteerinä, sillä halvin ei ole välttämättä paras toimisto, josta saa asiantuntevaa ja asiakkaistaan huolehtivaa palvelua. Suositukset toisilta yrittäjiltä ovat hyvä keino saada tietoa tilitoimistosta.
Muutamasta vaihtoehdosta paras tapa selvittää itselle sopivin toimisto ja kirjanpitäjä, on sopia tapaaminen ja pyytää tapaamiseen myös tuleva kirjanpitäjä paikalle. Henkilökemioiden toimivuus ja keskinäinen luottamus yrittäjän ja tilitoimiston kirjanpitäjän välillä ovat hyvin tärkeitä asioita. Ellei näitä ole tai ne menetetään jostakin syystä, kannattaa harkita kirjanpitäjän tai koko tilitoimiston vaihtamista. Luottamuksen puute haittaa koko palvelusuhdetta, sillä kirjanpitäjän on hyvä olla tietoinen kaikesta kuten esim. yrityksen pyörittämiseen liittyvistä tulevaisuuden suunnitelmista ja toiminimiyrittäjän kohdalla myös yrittäjän yksityisen elämän eri vaiheista.
Myös varamiesjärjestelmä on hyvä ottaa huomioon, eli huolehtia että yrityksesi asioita pystyy hoitamaan tilitoimistossa myös joku muu, kuin varsinainen kirjanpitäjäsi. Kirjanpitäjän vaihtuminen syystä tai toisesta on usein juurikin syy vaihtaa tilitoimistoa. Varmista siis, että sinulla on tuki kaikissa tilanteissa.
Tilitoimiston vaihtaminen on helppoa
Tilitoimiston vaihtaminen ei ole monimutkainen tai vaikea asia hoidettavaksi. Kun päätös vaihtamisesta on tehty, toteutetaan uuden tilitoimiston kanssa seuraavat toimenpiteet:
Sopimuksen allekirjoituksen yhteydessä saat uudelta tilitoimistoltasi tarkemmat tiedot siitä, miten ja missä aikataulussa vaihto tulee tapahtumaan. Samalla allekirjoitat valtakirjat tilitoimiston vaihtamiseen ja nykyisen sopimuksen irtisanomiseen. Tässä vaiheessa sinulta ei vaadita tämän enempiä.
Uusi tilitoimistosi huolehtii edellisen tilitoimistosi kontaktoinnista, sopiakseen aikatauluista ja mahdollisista aineistokopioista kirjanpitojärjestelmästä (mikäli järjestelmä vaihtuu).
Sinulle tulee sähköpostiin hyväksyttäväksi suomi.fi -valtuudet uudelta tilitoimistoltasi.
Uusi tilitoimistosi valmistelee taustalla kirjanpitojärjestelmät kuntoon, vieden sinne historiatiedot, yhteydet pankkiin ja huolehtii, että sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet järjestelmään.
Edellisten vaiheiden jälkeen pääset tapaamaan kirjanpitäjäsi ja asiakasvastaavasi. Tapaamisessa sovitte tärkeimmistä asioista, kuten ostolaskujen hyväksymisistä ja maksatuksista, verojen maksusta, raportoinnin ja raporttien läpikäynnin ajankohdasta. Tarvittaessa samassa palaverissa saat myös käyttökoulutuksen kirjanpitojärjestelmään.
Valmis!
Tilitoimiston vaihtamisen ajankohdalla ei sinänsä ole merkitystä. Se voi olla yhtä hyvin kesken tilikautta kuin tilikauden päätyttyä. Toisinaan voi olla järkevää, että edellinen tilitoimisto laatii tilinpäätöksen ja veroilmoituksen ja vastaa sitten kuluneesta tilikaudesta. Näin ollen uuden kirjanpitäjän ei tarvitse tutustua ja syventyä siihen. Toisaalta jos olo on hiemankin epävarma edellisen tekijän jäljiltä, voi olla viisasta, että uusi kirjanpitäjä tutkii vielä kuluneen tilikauden tapahtumat ja laatii niistä tilinpäätöksen ja veroilmoituksen. Tämä on tietenkin hyvin tapauskohtaista ja aika harvinaistakin.
Avainasemassa selkeät pelisäännöt
Uuden tilitoimiston kanssa on hyvä allekirjoittaa palvelusopimus ja käydä yhdessä lävitse toimintatavat niin kirjanpidon, palkanlaskennan ja ohjelmiston osalta. Tärkeitä asioita sujuvan palvelu saamiseksi ovat yhteiset pelisäännöt ja aikataulutukset esim. kirjanpidon materiaalin ja palkanlaskennan tietojen toimituksesta ja varsinkin ”kuka-mitäkin-tekee” taloushallinnon ohjelmiston osalta.
Sähköiset ohjelmistot ovat tuoneet paljon uusia tapoja ja mahdollisuuksia. Tilitoimistossa voidaan hoitaa kaikki alusta loppuun kuten esim. myyntilaskujen tekemiset ja lähettämiset ja reskontrien seuraamiset, ostolaskujen asiatarkastamiset, reskontrat ja maksatukset, palkkojen laskennat ja maksatukset. Näin kokonaisvaltaisesti ulkoistettaessa yrittäjälle jää käytännössä vain ostolaskujen ja palkanlaskennan hyväksymiset. Vaihtoehtoisesti yrittäjä tekee itse tämän kaiken ja tilitoimiston kirjanpitäjä vain tarkistaa ja seuraa hänen tekemisiään esim. tiliöinnin ja arvonlisäverotuksen osalta ja lähettää kuukausittain kausiveroilmoitukset. Ja sitten on tietenkin eri variaatioita näiden vaihtoehtojen välillä.