Mikä on yrityksen kulua ja mikä ei? Saattaa kuulostaa helpolta, mutta näin ei aina ole. Joskus törmään mitä ihmeellisimpiin ideoihin siitä, mitä kirjanpitoon pitäisi laittaa ja mitä ei. Käyn tässä kirjoituksessa pääsäännöt toiminimen vähennyskelpoisista kuluista ja kerron tosielämän esimerkkejä kirjoituksen lopussa.
Vähennyskelpoiset kulut
Pääsääntö on, että yrityksen kuluiksi lasketaan vain sellaiset kulut, jotka ovat aiheutuneet yrityksen tulon hankkimisesta ja sen säilyttämisestä. Tällaisia vähennyskelpoisia kuluja ovat esim. myyntiyrityksessä kaikki myytäväksi ostettavat tuotteet ja tuotantoyrityksessä kaikki myytävien tuotteiden raaka-aineet ja valmiiksi saattamiseksi tarvittavat koneet ja laitteet.
yrityksen kuluiksi lasketaan vain sellaiset kulut, jotka ovat aiheutuneet yrityksen tulon hankkimisesta ja sen säilyttämisestä
Näiden itsestään selvien kulujen lisäksi on joukko muitakin kuluja, joita voidaan vähentää yrityksen tuloksesta. Kaikki yrityksen liiketoiminnan pyörittämiseen hankitut tarvikkeet kuuluvat näihin. Tällaisia ovat mm.
yrityksen perustamiskulut
toimistotarvikkeet
työvälineet (tietokoneet, ohjelmistot)
ammattikirjallisuus ja
omaan toimialaan liittyvien järjestöjen jäsenmaksut
Markkinointi- ja edustuskulut
Yrityksellä voi olla myös myyntiä edistävää markkinointia ja edustuskuluja, jotka molemmat liittyvät yrityksen ulkopuolisiin tahoihin. Edellä mainitut lienevätkin kohtuullisen yksiselitteisiä, pois lukien markkinointi ja edustus, joita käsitellään verotuksessa hieman eriävällä tavalla. Nämä kannattaa ottaa huomioon esimerkiksi tilaisuuksia suunnitellessa.
Pääsääntöinen ero on, että markkinointikuluista voidaan vähentää alv kokonaan ja ne ovat verotuksessa 100 %:sti vähennyskelpoisia, kun taas edustuskuluissa alvia ei voi vähentää ollenkaan ja verotuksessa ne ovat vähennyskelpoisia vain 50 %:sti.
Palkanmaksu toiminimiyrityksessä
Miten on sitten palkka? Toiminimiyrittäjä voi maksaa palkkaa ulkopuolisille työntekijöille, mutta ei itselleen eikä puolisolleen. Alle 14 vuotiaalle lapselleen ei voi maksaa palkkaa, mutta sen vanhemmalle jo voi. Tästä johtuen ei yrittäjä voi myöskään maksaa itselleen tai puolisolleen päivärahoja ja kilometrikorvauksia eikä muitakaan etuuksia. Näistä lisää seuraavaksi.
Toiminimiyrittäjä voi maksaa palkkaa ulkopuolisille työntekijöille, mutta ei itselleen eikä puolisolleen
Matkakulujen vähennys
Yrittäjällä saattaa tulla myös matkakuluja, jotka ovat yrityksen kuluja. Kun matkakulut liittyvät yrityksen toimintaan, ovat ne vähennyskelpoisia.
Kun matkakulut liittyvät yrityksen toimintaan, ovat ne vähennyskelpoisia
Jos matkaa tehdään yrittäjän omalla autolla, voidaan toiminimiyrittäjän osalta matkakuluina tehdä lisävähennys yrittäjän veroilmoituksella. Auton polttoainekuluja ei voida yrityksen kirjanpitoon viedä, vaan vähennys tehdään (lähes) aina kilometrikorvausperusteisesti.
Mikäli auto on yrityksen käyttöomaisuutta, voidaan kaikki auton kulut vähentää yrityksen kuluina. Verotuksessa oikaistaan yrityksen kuluista pois auton yksityiskäytön osuus.
Ajopäiväkirjan pitäminen on erittäin tärkeää, jotta vältytään tulevilta ongelmilta verottajan kanssa. Päivärahoja ei matkoilta voida maksaa, vaan näistäkin tehdään veroilmoituksella lisävähennys. Muistathan myös, että kodin ja työpaikan väliset matkakulut eivät ole yrityksen kuluja.
YEL-vakuutus
Yrittäjälle pakollinen YEL-vakuutus on mahdollista laittaa joko yrityksen kuluksi tai vähentää se omassa henkilökohtaisessa verotuksessa.
Kotitoimisto
Pienyrittäjällä ei aina välttämättä ole erillistä toimistoa, vaan yrityksen toimintaa harjoitetaan kotoa käsin. Tällöin on mahdollista tehdä työhuonevähennys. Vähennys voi olla joko verohallinnon vahvistama työhuonevähennys tai työtilan kulut voidaan laskea työtilan todellisten kulujen mukaan. Jälkimmäinen on hieman työläämpi, mutta kannattaa silloin, kun työtilan kulut ovat verohallinnon työhuonevähennystä suuremmat.
Kaluston verovähennykset
Kalustoa hankittaessa pitää huomioida se, että hankittaessa isompaa kalustoa, ei koko hankintahintaa voida vähentää tuloksesta kerralla, vaan vähentäminen tapahtuu poistojen kautta. Eri hyödykkeillä on erilaiset poistosäännöt. Yleisin on kuitenkin 25 %:n poisto, joka tehdään kalustosta.
hankittaessa isompaa kalustoa, ei koko hankintahintaa voida vähentää tuloksesta kerralla, vaan vähentäminen tapahtuu poistojen kautta
Pienet hankinnat (alle 850 e – max 2500 e/vuosi) ja sellaiset hankinnat, joiden käyttöikä on alle kolme vuotta, voidaan vähentää vuosikuluna kirjanpidossa ja verotuksessa. Näihin sisältyy nykyään mm. yksittäiset läppärihankinnat.
Elämänhajuiset esimerkit
Olen maininnut yllä muutamia perusesimerkkejä siitä, mitä yrityksen kuluksi voidaan laittaa. Listaamani asiat eivät ole kaiken kattavia, joten näiden perusteella ei vielä välttämättä kannata antaa kirjanpitäjälle lähtöpasseja.
Hyvä kirjanpitäjä neuvoo ja opastaa, kun sinä yrittäjänä muistat kysyä ja välillä myös kyseenalaistaa kirjanpitäjän tekemiä johtopäätöksiä kirjanpidon kulun vähennyskelpoisuudesta. Silloin kirjanpitäjäkin oppii ymmärtämään yrittäjän toimintaa paremmin ja osaa jatkossa kysyä yrittäjän verotukseen liittyviä asioita jo etukäteen.
Ja sitten vielä lupaamani muutama esimerkki ei kirjanpitokelpoisista kuluista ja siihen liittyvästä selityksestä, joita on haluttu firman piikkiin.
Akvaario – toimistotarvikkeeksi yrityksen toimistolle, joka on itse asiassa varasto, jossa ei ole vakituista henkilökuntaa.
Matkailuauto – vuokrakäyttöön. Kirjanpitoon ei ole toimitettu mitään näyttöä, että auto olisi vuokrakäytössä.
Kaksi kappaletta lastenreppuja – kannettavalle tietokoneelle, juuri sopivasti ennen koulujen alkua.
Mönkijä – yrityksen toimiston lumenauraukseen. Toimistolla on pieni piha, johon mahtuu kaksi autoa parkkiin.
Ulkoporeamme 4000 euroa – toimistotarvike – älä kysy…
Anita Appel Yrittäjä, kirjanpitäjä anita.appel@talousverkko.fi Talousverkko Porvoo
Kaipaatko apua taloushallintoon liittyvissä asioissa?
Ota rohkeasti yhteyttä asiantuntijaamme.
