Open Site Navigation

Startup-yrittäjä, näin hyödyt sähköisestä taloushallinnosta



Löytyykö maata mullistava liikeidea ja kova halu kasvaa? Ympäriltä hyvä tukiverkko? Loputon motivaatio paiskia töitä oman vision toteuttamiseksi? Hieno juttu, lähes kaikki elementit menestyvän kasvuyrityksen perustamiseen ovat kasassa. Ennen kuin varaat lippusi seuraavaan Slushiin, pysähdythän vielä hetkeksi miettimään, miten haluat toteuttaa yrityksesi kirjanpidon.


Pohdintaasi helpottamaan voimme antaa kolme kullan arvoista vinkkiä:


1) Päätä toteuttaa yrityksesi kirjanpito sähköisesti


2) Valitse tilitoimisto, joka ymmärtää sähköisen taloushallinnon päälle


3) Ala tehdä yhteistyötä asiantuntevan kirjanpitäjän kanssa jo ennen yrityksesi perustamista


Kirjanpitäjä kannattaa ottaa mukaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Kirjanpitäjä on laskennan ammattilainen, joten esimerkiksi liiketoimintasuunnitelman laatimisessa hänestä on apua. Tunnuslukujen laskemisen lisäksi kirjanpitäjä voi auttaa yrityksen perustamisessa, kuten rekistereihin ilmoittautumisissa ja esimerkiksi osakassopimuksen laatimisessa. Hyvältä tilitoimistolta löytyy myös aloittavaa yritystä hyödyttävää verkostoa, kuten lakimiehiä, rahoittamisen ja vakuuttamisen asiantuntijoita ja yrityskonsultteja.


Miksi sähköinen taloushallinto?

Erityisesti kasvua tavoittelevalle, aloittelevalle yritykselle lähes poikkeuksetta järkevin vaihtoehto on reaaliaikainen sähköinen taloushallinto, kuten Netvisor tai Procountor. Sähköiset järjestelmät tehostavat yrittäjän työaikaa ainakin helpottamalla tositteiden dokumentointia, mahdollistamalla kassavirran reaaliaikaisen tarkkailun ja helpottamalla esimerkiksi tuotekehitysseurantaa:


1. Dokumentointi ja hinnoittelu

Kasvavan yrityksen hallintoa helpottaa, jos alusta asti luodaan kätevät taloushallinnon rutiinit ja kaikki taloushallinnon tieto löytyy yhdestä paikasta, sähköisenä.


Sähköisessä järjestelmässä tositteet pysyvät tallessa ja hyvässä järjestyksessä, jolloin vältyt ainaiselta kuitti- ja paperilaskurumbalta.

Myös hinnoittelu on aloittelevan yrityksen näkökulmasta tehty järkevästi: Netvisorissa ja Procountorissa hinnoittelu perustuu volyymeihin, joten pienempi yritys maksaa taloushallinnon järjestelmästä vähemmän. Yrityksen kasvaessa toki järjestelmätkin kasvavat, jolloin niistä voidaan ottaa yhä enemmän ominaisuuksia käyttöön.


2. Reaaliaikaisuus

Sähköinen ja mahdollisimman reaaliaikainen taloushallinto on olennaista yrityksen kassavirran hallitsemiseksi. Sekä Procountorissa että Netvisorissa on heti järjestelmän etusivulla nähtävissä, mikä on yrityksen kassavirran tilanne: paljonko myyntilaskuista on rahaa tulossa, mitä laskuja on maksamatta ja koska ne erääntyvät. Myös palkat ja oma-aloitteiset verojen maksut näkyvät etusivulla.


3. Seurannan helpottuminen

Mikäli startup-yritys saa ulkopuolista rahoitusta, rahoittajalla saattaa olla vaatimuksia taloushallinnon suhteen. Esimerkiksi Business Finland (entinen TEKES) yleensä vaatii, että sen rahoittaman tuotekehitysprojektin kulut on kirjanpidossa eroteltu. Kun näihin kuluihin, ovat ne sitten laskuja tai palkkoja, merkitään järjestelmässä seurantakohteet, on maksatushakemuksen laatiminen paljon nopeampaa kuin siinä tapauksessa, että käydään jälkikäteen läpi kaikki tositteet, ja muistellaan, että liittyiköhän tämä tähän projektiin.


Mikäli keskustelut rahoittajien kanssa etenevät suotuisasti, saattaa edessä olla due diligence -tarkastus, jolloin ajantasaisesta kirjanpidosta on jälleen etua.


Tuotekehityskustannusten seuranta helpottaa myös mahdollista aktivointia taseeseen.

Aika usein yritys tekee ensimmäisenä vuonna tappiota. Kun kustannuksia on kerryttänyt tuotekehitys, josta voidaan arvioida olevan tuloja myöhemmin, voidaan ne kirjata taseeseen. Näin ensimmäisen vuoden tulos jää paremmaksi ja tulevina, voitollisina vuosina voidaan pienentää verotettavaa tulosta purkamalla aktivoituja tuotekehitysmenoja. Jotta aktivointi voidaan tehdä, pitää pystyä selvittämään, mitä nämä tuotekehityskustannukset ovat ja siinä seurankohteet ovat hyvänä apuna.


Mikäli yrityksellä on erilaisia tuotteita, helpottaa seurantakohteiden käyttö myös tuotekohtaisen katteen seurantaa. Tällainen tieto on olennaista, kun yritys miettii tuotevalikoimaansa tai tuotteiden hinnoittelua.







Jenni Mannila