Open Site Navigation

Sähköisen taloushallinnon käyttöönotto – 5 vinkkiä yrittäjälle



Yrittäjä, onko kirjanpitosi vielä paperilla? Kuulostaako sähköisen taloushallinnon käyttöönotto hankalalta it-projektilta? Sitä se ei ole. Tässä viisi vinkkiä onnistuneeseen käyttöönottoon.


1. Ole ajoissa liikkeellä

Sain taannoin puhelun, jossa soittaja ilmoitti: ”Pitäisi alkaa kasailla viime kuun kuitteja ja haluaisin laittaa ne sähköiseen taloushallintoon”. Tottakai onnistuu, mutta soittajalta oli jäänyt ymmärtämättä koko sähköisen taloushallinnon perimmäinen idea: asioiden on tarkoitus tapahtua reaaliajassa, eikä jälkikäteen.


Sähköinen taloushallinto on aina kustannustehokkaampaa kuin perinteinen paperikirjanpito

Jos siis mietit sähköisen taloushallinnon käyttöönottoa, älä enää ajattele kirjanpitoa menneen ajan tapahtumien tallentamisena, vaan käännä ajatuksesi jo käyttöönotossa tulevaisuuteen. Ota kohteeksi jonkin seuraavaksi alkavan kuun vaihde, ja pyydä tilitoimistoasi hoitamaan jo etukäteen valmiiksi ainakin ohjelmiston käyttöönotto, pankkiyhteydet, sähköiset laskutusosoitteet, mahdollisesti tarvittavat rajapinnat muihin yrityksesi järjestelmiin, sekä ohjelmiston käyttöopastuksen. Eikä saa unohtaa yhteyksien testausta. Nämä kaikki asiat saadaan hoidettua puolestasi ilman, että sinulta vaaditaan valtavasti ajankäyttöä. Sitten kun kuukausi vaihtuu, voit alkaa heti käyttää uutta systeemiä kaikilta osin ja olet heti reaaliaikaisesti yrityksesi taloustilanteen päällä.


2. Älä tee puolivälin ratkaisuja, vaan sähköistä koko taloushallinto kerralla

Sähköinen taloushallinto on aina kustannustehokkaampaa kuin perinteinen paperikirjanpito. Mutta poikkeuksetta kaikkein kallein ratkaisu on sähköistää vain osa prosesseista ja jättää osa paperille. Tällöin kumpikin puoli kärsii siitä, että osa asioista käsitellään eri tavalla. Myöskään sähköisen taloushallinnon hyödyt eivät silloin tule kunnolla näkyviin ja saatat miettiä, että missä olikaan jutun pihvi. Sähköistä siis kaikki kerralla- käteiskuitteja myöten


3. Voi vaihtaa myös kesken tilikauden

Usein kuulee, että ”mennään tämä tilikausi loppuun vanhoilla systeemeillä.” Niin voi toki tehdä jos siltä tuntuu, mutta mitään järkiperustetta tuohon ei yleensä ole. Kirjanpidon voi vaihtaa toiseen järjestelmään minkä tahansa kuukauden lopussa, eikä siitä synny ylimääräisiä kustannuksia. Voi jopa olla helpompaa hoitaa vaihto johonkin hiljaiseen vuodenaikaan, eikä tilikauden vaihteessa, jolloin yrittäjällä saattaa olla ihan riittävästi puuhaa jo tilinpäätöksen valmistelunkin kanssa.


4. Valitse ohjelmisto, jota ei tarvitse asentaa omalle tietokoneelle tai serverille

Valitse aito pilvipalvelu, kuten Netvisor tai Procountor, jolloin pystyt käyttämään palvelua millä tahansa laitteella missä tahansa. Lisäksi aito pilvipalvelu huolehtii puolestasi sähköisen kirjanpitoaineiston varmuuskopioinnista, joka on tärkeää, sillä lain vaatima kirjanpidon säilytysvelvollisuus koskee myös sähköistä aineistoa. Tätä ei moni tiedosta, vaan kuvitellaan, että kyllähän ne laskujen kuvat säilyvät siellä omalla koneella. Mutta toisin kuin henkilökohtaiset valokuvat, joiden katoaminen kovalevyltä aiheuttaa lähinnä päänsärkyä, sähköisen kirjanpitoaineiston katoaminen aiheuttaa lisäksi vastuun kirjanpitorikoksesta.


5. Valitse tilitoimisto, joka on erikoistunut sähköiseen taloushallintoon ja valitsemaasi ohjelmistoon

Tällä on valtava merkitys siihen, tuleeko sähköisestä taloushallinnosta sinulle kustannustehokas elämän helpottaja vai kallis rasite. Jos tilitoimistosi ei osaa kunnolla hyödyntää sähköisen taloushallinnon tarjoamia mahdollisuuksia tai heillä ei ole kokemusta valitsemastasi ohjelmistosta, he eivät osaa neuvoa sinulle tehokkaimpia toimintatapoja, etkä saa heiltä lähitukea ohjelmiston käytössä. Lisäksi he saattavat yrittää käyttää ohjelmistoa perinteisen paperikirjanpidon menetelmillä. Tästä kaikesta johtuen tulet maksamaan ratkaisusta pitkän pennin, etkä silti näe mitään muutosta parempaan. Ole siis tarkkana tilitoimiston valinnassa, ja pyri selvittämään etukäteen, mitkä ovat heidän vahvuutensa.


Onko sinulla sähköisen taloushallinnon käyttöönotto edessä?

Mikäli haluat keskustella sähköisen taloushallinnon käyttöönotosta ammattilaisen kanssa, ota toki meihin yhteyttä! Olemme hoitaneet lukuisia ohjelmiston käyttöönottoja onnistuneesti. Autamme ja opastamme yrittäjiä alkuun sähköisyyden kanssa erittäin mielellämme.


Tilaa Talousverkon blogi sähköpostiin

Talousverkko-logo

SUOMEN TALOUSVERKKO OY

Kutomotie 2 (MOVE-kiinteistö)

00380 Helsinki

Asiakaspalvelu: info@talousverkko.fi

  • Facebook
  • Instagram

© 2022 Suomen Talousverkko Oy

OTA YHTEYTTÄ

Kiitos yhteydenotostasi!