Open Site Navigation

5+1 vinkkiä taloushallinnon sähköistämiseen



Puolisähköinen taloushallinto on kaikkein kalleinta

Sähköisestä taloushallinnosta ja taloushallinnon pilvipalveluista on nopeasti tullut valtavirtaa ja yhä useammat pk-yritykset siirtyvät niiden käyttöön. Parhaimmillaan sähköisyys helpottaa yrittäjän arkea, lisää ymmärrystä yrityksen taloudellisesta tilasta ja tekee yhteistyöstä tilitoimiston kanssa sujuvampaa. Toisaalta vain puoliväliin viety sähköistäminen voi mutkistaa työtapoja ja johtaa siihen, ettei tavoiteltuja hyötyjä saavuteta.


Viisi vinkkiä sähköistämiseen

Näiden viiden vinkin avulla vältät puolisähköisen ratkaisun tuomat ongelmat ja kustannukset. Bonuksena kerron myös mielestäni kaikkein tärkeimmän vinkin taloushallinnon sähköistämiseen liittyen.


1. Valitse sähköiseen taloushallintoon erikoistunut tilitoimisto

Valtaosa pk-yrityksistä ulkoistaa taloushallintonsa kokonaan tai osittain tilitoimistolle. Oikean tilitoimistokumppanin valinta onkin tärkeä ratkaisu. Sähköisen taloushallinnon myötä tilitoimistotyön painopiste muuttuu tallentamisesta automaation ohjaamiseen ja asiakkaan neuvontaan. Kannattaakin valita tilitoimistoksi taho, jolla on kokemusta ja osaamista juuri sähköisen taloushallinnon palveluista ja prosesseista.


2. Valitse sopiva taloushallinnon ohjelmisto

Osaavan tilitoimiston ohella toinen sähköisen taloushallinnon peruspalikka on kattava ohjelmisto. Sähköinen taloushallinto toimii parhaiten kun sekä asiakasyritys että tilitoimisto käyttävät samaa pilvipalveluna toimivaa ohjelmistoa. Ohjelmiston valinnassa kannattaa myös huomioida, että kaikki talouden perusprosessit kuten myyntilaskutus, ostojen käsittely, matkalaskut, palkat, reskontra, kirjanpito ja raportointi onnistuvat samalla ohjelmistolla. Tällöin käyttö on tehokasta ja taloustiedot ovat aina ajan tasalla.


3. Varmista ohjelmiston taloudellinen käyttö

Kun käytössä on pilvipalvelu, johon pääsevät sekä yrityksen että tilitoimiston työntekijät, on tärkeää huolehtia, että työnjaosta on sovittu ja kaikilla on tarkoituksenmukaiset käyttöoikeudet. Ohjelmiston valinnassa kannattaa huomioida käytettävyys ja välttää käyttäjä- ja moduulikohtaisia hintoja. Näin kaikille työntekijöille voidaan antaa omat tunnukset. Esimerkiksi taloushallinto-ohjelmistoa harvoinkin tarvitseva henkilö voi laatia omat matkalaskunsa tai tarkistaa tilaamansa oston sähköisesti sen sijaan, että tietoa siirrettäisiin paperilla, koska tunnukset maksaisivat liikaa.


4. Hyödynnä sähköisiä yhteyksiä

Nykyaikainen taloushallinnon ohjelmisto tarjoaa myös kattavat sähköiset yhteydet. Myyntilaskut voidaan lähettää verkkolaskuna tai tulostuspalvelun kautta, mikä säästää aikaa ja vaivaa. Ostolaskut kannattaa ottaa vastaan verkkolaskuina tai skannauspalvelun kautta, jolloin niiden käsittelykin on sähköistä. Kun maksut hoidetaan ohjelmistoon sisältyvällä pankkiyhteydellä, ei tietoa tarvitse erikseen siirtää verkkopankkiin.


5. Päivitä taloushallinnon prosessit

Sähköistyminen on iso muutos, mutta samalla myös hyvä tilaisuus tehostaa taloushallinnon prosesseja. Parhaan hyödyn saamiseksi onkin tärkeää, ettei vanhoja paperivetoisen maailman työtapoja siirretä sellaisenaan uuteen ympäristöön, vaan prosesseja mietitään uudelleen. Esimerkiksi on usein tehokkaampaa, että laskutettavat asiat tietävä henkilö tekee myyntilaskun itse sen sijaan, että pyytäisi toista työntekijää tekemään tämän. Apua prosessien päivittämiseen saa osaavalta tilitoimistokumppanilta sekä taloushallinnon ohjelmiston toimittajalta.


Bonusvinkki:


6. Nauti hyödyistä!

Uskon, että sähköistyminen aidosti parantaa yrityksen taloushallintoa ja myös helpottaa sen kanssa työskentelevien arkea. Uusista mahdollisuuksista kannattaa nauttia. Johto saa ajantasaista taloustietoa päätöksenteon tueksi. Ja kun mapeissa olevat paperit ja vain sisäverkossa toimiva taloushallinto-ohjelma eivät enää kahlitse toimistolle, on helppoa nauttia etätyön mahdollisuuksista.


Mikko Siivola Toimitusjohtaja Procountor



Tilaa Talousverkon blogi sähköpostiin

Talousverkko-logo

SUOMEN TALOUSVERKKO OY

Kutomotie 2 (MOVE-kiinteistö)

00380 Helsinki

Asiakaspalvelu: info@talousverkko.fi

  • Facebook
  • Instagram

© 2022 Suomen Talousverkko Oy

OTA YHTEYTTÄ

Kiitos yhteydenotostasi!