Open Site Navigation

4 syytä, miksi keskittää taloushallinto yhteen ohjelmaan



Taloushallinnon automatisointi on yritysten kirjanpidossa nykypäivää. Tiesitkö, että myynti- ja ostolaskut, kuitit sekä palkkahallinto voidaan kaikki hoitaa yhdellä ohjelmalla ilman päällekkäisiä työvaiheita? Taloushallinnon tehokas hoitaminen, vaatii kuitenkin myös tilitoimiston, joka hioo taloushallinnon prosessit huippuunsa. Lue alta neljä syytä, miksi viimeistään nyt on aika vaihtaa nykyaikaiseen taloushallinnon-ohjelmistoon asiantuntijoidemme avustuksella.


1. Myyntilaskut

Nykyaikaisella taloushallinto-ohjelmalla varmistat, että yrityksesi pystyy lähettämään myyntilaskut sähköisesti asiakkailleen. Jopa Suomen lainsäädäntö ohjaa vähitellen toimintaa tähän suuntaan, jolloin nykyaikaisella ohjelmistolla varmistatkin, että yrityksesi toimintatavat ovat aina ajan tasalla.


Automatisoinnin ansiosta myyntilaskujen saamiset näkyvät myyntireskontrassa heti myyntilaskun tekemisen jälkeen.

Näkymä päivittyy vastaavasti myös asiakkaan maksettua laskun. Näiden vaiheiden automaatio antaa yrittäjälle reaaliaikaisen kuvan myyntisaamisten kokonaismäärästä ja niiden erääntymisistä, ja mahdollistaa tarvittaessa nopean reagoinnin.


Käytettäessä nykyaikaista taloushallinto-ohjelmaa, myös kirjanpidon raportit valmistuvat samalla: tuloslaskemaan kirjautuu liikevaihto ja taseeseen saatava. Eli samaa myyntitietoa ei tarvitse syöttää uudelleen. Jos laskutusta tehdään eri ohjelmalla, myynti kirjataan kirjanpitoa tehdessä uudelleen tai myyntitietoja tuodaan kassajärjestelmistä kirjanpito-ohjelmaan. Onkin yleistä, että edellisen päivän myynti kirjautuu yön aikana automaattisesti kassajärjestelmästä kirjanpito-ohjelmaan.

2. Ostolaskut ja käteisostot

Nykyaikainen taloushallinto-ohjelma voi vastaanottaa ostolaskuja mm. verkkolaskuina ja skannauspalvelun avulla. Näin laskut ovat heti ostoreskontrassa, eivätkä unohdu pöydän kulmalle. Ostolasku näkyy ostoreskontrassa siihen saakka, kunnes se on maksettu, jonka jälkeen se poistuu automaattisesti. Tämä helpottaa kassan hallintaa antamalla ajantasaisen näkymän maksuun menevistä laskuista. Ohjelmisto muodostaa ostolaskuista myyntilaskujen tavoin valmista kirjanpitomateriaalia: ostolasku kirjautuu tuloslaskelmaan kuluksi ja taseeseen velaksi.


Jos laskuja maksetaan vanhanaikaisesti esimerkiksi nettipankin kautta, tulee jokainen ostotapahtuma kirjata kirjanpitojärjestelmään erikseen.


Eli sähköisen järjestelmän ansiosta samoja tietoja ei tarvitse käsitellä ja näppäillä useita kertoja, riittää kun verkkolaskuna tullut ostolasku käsitellään kertaalleen, jolloin se saadaan maksuun ja kirjanpitoon.

Myös käteiskuitit voidaan lähettää suoraan kirjanpito-ohjelmaan hyödyntämällä kännykän kameraa. Ostotilanteen jälkeen käteiskuitti voidaan kuvata ja lähettää suoraan kirjanpito-ohjelmaan, josta se saadaan mukaan kirjanpidon raportteihin. Samalla paperinen ostokuitti voidaan hävittää, eikä kuitteja tarvitse etsiä enää myöhemmin.

3. Palkanlaskenta ja kululaskut

Nykyään myös palkanlaskenta on varsin tehokasta. Yrityksen työntekijä syöttää omat työtuntinsa järjestelmään, josta esimies tarkistaa tiedot. Molemmat vaihteet voidaan tehdä helposti vaikkapa kännykällä. Palkanlaskija hoitaa palkkaprosessin loppuun, jonka jälkeen tiedot siirretään tulorekisteriin, eikä erillisiä palkkailmoituksia tarvitse tehdä.


Kännykkää voi hyödyntää myös matka- ja kululaskujen teossa ja tarkastuksessa. Palkkojen sekä matka- ja kululaskujen hyväksynnän jälkeen ohjelma muodostaa automaattisesti kirjanpidon tositteet, eikä niitä tarvitse erikseen manuaalisesti tehdä. Tällöin kirjanpitoraportit pysyvät ajan tasalla myös palkanlaskennan osalta.

4. Raportointi

Nykyaikaisessa taloushallinto-ohjelmassa on yleensä laaja valikoima erilaisia raportointimahdollisuuksia. Esimerkiksi eri toimipisteiden kannattavuuden seuraaminen onnistuu helposti, ja raporteilla voidaan seurata tunnuslukuja myös graafisesti. Lisäksi taloudellisen tilanteen tulevaisuuteen saadaan ennusteita, kun ohjelmaan lisätään tietoja historiasta ja parametrejä arvioidusta kehityksestä.


Kun päivittäistä kirjanpitoa hoidetaan oikein, moni raportti hoituu kuin itsestään, sillä ohjelma valmistelee raportit samanaikaisesti valmistuvan kirjanpidon kanssa.

Tästä hyvä esimerkki on kassavirtaennuste, joka huomioi avoimet saamiset ja velat, sekä tiedossa olevat palkkakulut ja viranomaismaksut.


Nyt on viimeistään aika siirtyä tähän päivään! Nykyaikaisen taloushallinto-ohjelman avulla kaikki tieto on yhdessä paikassa, mistä sitä on helppo jakaa / rajata eri sidosryhmille. Ohjelmaan pystytään lisätä automaatiota, ja siten poistaa kaksinkertainen työ kokonaan. Ohjelmistoon siirtyminen on helppoa ja se sopii kaikenkokoisille yrityksille. On kuitenkin hyvä muistaa, että siirryttäessä nykyaikaisen taloushallinnon pariin, tueksi kannattaa valita tilitoimisto, joka on ohjelmiston huippuosaaja. Hyvä tilitoimisto rakentaa nykyaikaisen taloushallintomallin, jossa raportit ovat ajantasaisia ja tukevat yrityksen päätöksentekoa.


Haluatko kuulla lisää, miten yrityksesi taloushallintoa voidaan nykyaikaistaa ja tehostaa? Ota rohkeasti yhteyttä niin kartoitetaan tilanne ja rakennetaan yrityksellesi nykyaikainen taloushallintomalli yhdessä! (Käytämme toimistollamme Netvisoria, josta meillä on alan huippuosaaminen.)



Sami Svärd Yrittäjä sami.svard@talousverkko.fi Tilitoimisto Helsinki, Kamppi

Tilaa Talousverkon blogi sähköpostiin

Talousverkko-logo

SUOMEN TALOUSVERKKO OY

Kutomotie 2 (MOVE-kiinteistö)

00380 Helsinki

Asiakaspalvelu: info@talousverkko.fi

  • Facebook
  • Instagram

© 2022 Suomen Talousverkko Oy

OTA YHTEYTTÄ

Kiitos yhteydenotostasi!