Open Site Navigation

Mitä on sähköinen taloushallinto?



Eivätkös kirjanpitäjät ole käyttäneet tietokoneita jo ainakin 1980-luvulta lähtien? Mitä uutta siinä nyt on? Ja yrityksetkin ovat maksaneet laskut verkkopankissa jo parinkymmenen vuoden ajan, eikö se ole sähköistä taloushallintoa? Ei ole.


Tämän uutisen mukaan esimerkiksi 60 % palvelualan yrityksistä ei vieläkään aio hyödyntää digitalisaation mahdollisuuksia. Ajattelinkin kertoa teille ratakiskosta taivuttaen, mitä on sähköinen taloushallinto, tuo sanahirviö, jolle kukaan ei ole vielä keksinyt parempaa yleisnimeä.


Kirjanpitäjän rooli on muuttunut

Jotta voisi ymmärtää sähköistä taloushallintoa, on ensin ymmärrettävä, miten kirjanpitäjän rooli on muuttunut. Hän ei enää tee ollenkaan samanlaisia töitä kuin ennen. Tehtävänä ei ole enää tiedon tallentaminen paperilta tietokoneelle. Hän ei ole enää toteuttaja, vaan valvoja ja ennen kaikkea mahdollistaja.


Sähköisessä taloushallinnossa puhutaan rutiinitöiden automatisoinnista. Ohjelmistot tekevät suurimman osan työstä, ja kirjanpitäjä on kuin paperikoneenhoitaja paperitehtaassa: hän ei valmista paperia käsityönä itse, sen sijaan hän tarkkailee prosesseja ja puuttuu vain huomiota vaativiin poikkeustilanteisiin. Hän laittaa prosessin käyntiin ja huolehtii, että se lähtee etenemään oikeilla raiteilla. Hän käyttää asiantuntemustaan olennaisiin kohtiin, ei suinkaan joka kohtaan. Hän pääsee koko ajan enemmän keskittymään siihen, missä hänen osaamisestaan on asiakasyritykselle todellista tuottavuusarvoa. Hän on yhtenä osatekijänä mukana mahdollistamassa asiakkaan liiketoiminnan kasvua. Tämä tapahtuu olemalla asiakkaan taustatukena liiketoiminnan kannalta kriittisissä tilanteissa, jotka voivat olla pieniä tai isoja. Hänen roolinsa on hyvin tärkeä, sillä prosessit eivät johtaisi laadukkaaseen lopputuotteeseen ilman häntä.


Mitä on sähköinen taloushallinto yrityksen arjessa?

Jos kirjanpitäjä ei enää tee kirjanpitoa, niin joutuuko asiakas sitten tekemään kaiken itse, kuten Ikean itsepalvelukassalla? Vastaus on hyvin yksiselitteinen: Ei!


Sähköistä taloushallintoa hyödyntävät yrittäjät voivat keskittyä viihdyttämään itseään mm. seuraavilla tavoilla:

  • He voivat aloittaa päivänsä vilkaisemalla puolihuolimattomasti, millainen on firman todellinen maksuvalmius juuri tänään, ja miten sen arvioidaan kehittyvän lähiviikkoina tai -kuukausina. On melkoinen kilpailuetu pystyä tekemään nopeita päätöksiä vaikkapa hankintoihin liittyen ilman, että tarvitsee ensin tehdä laajoja laskentasulkeisia

  • He näkevät yhdellä vilkaisulla, ketkä asiakkaat eivät ole vielä maksaneet laskujaan. Ilman, että täytyy ensin tutkia verkkopankista saapuneita suorituksia

  • He näkevät heti kuukauden päätyttyä melko tarkan arvion päättyneen kuukauden tuloksesta. Kun ajantasaiseen informaatioon tottuu, saa tunteen, että yritys on paremmin näpeissä. Ja jos siitä joutuisi luopumaan, tulisi hyvin alaston olo



Tieto syötetään vain kerran

Sähköisyyden yksi hienoimmista asioista on se, että tieto pitää syöttää järjestelmään vain kerran. Havainnollistetaan tätä pienellä esimerkillä.


Olipa kerran Myymälä. Heidän tiloissaan käy Siivooja. Molemmat käyttävät myös Tilitoimiston palveluja. Kaikkien kolmen arkipäivään kuuluu sähköinen taloushallinto huomaamattomana ja itsestäänselvänä osana.


Siivooja käy Myymälässä siivoamassa ja kuittaa työn hoidetuksi puhelimessaan olevaan työajanseurantaan. Siivoojan tehdessä laskutusta työ nousee automaattisesti mukaan laskulle, ja lasku on valmis parilla klikkauksella. Mitään ei jää laskuttamatta, niin kuin muuten voisi käydä. Lasku lähtee verkkolaskuna Myymälän ostoreskontraan. Myymälä vilkaisee laskun kuvan, ja parilla klikkauksella se on jo maksettu. Lasku tiliöityy automaattisesti kirjanpitoon, ja Tilitoimisto tarkkailee taustalla, että kaikki sujui suunnitellusti. Koko juttu tuli valmiiksi parhaimmillaan vain parin päivän sisällä, ja lopputuloksena kukaan heistä kolmesta ei tehnyt asian eteen juurikaan mitään. Lasku löysi tiensä perille ostajan kirjanpitoon lähes automaattisesti sen jälkeen, kun Siivooja syötti tiedon työkeikasta puhelimeensa.


Sähköisyys hyödyttää kaikkia

Mikäpä olisi tämän parempaa! Siivooja keskittyi tarjoamaan Myymälälle laadukasta siivouspalvelua. Myymälä keskittyi myymään tuotteitaan enemmän ja paremmin. Mitä Tilitoimisto teki, kun tarvitsi vain tarkkailla? Tilitoimisto keskittyi vastaamaan – reaaliajassa – Myymälän kysymykseen ulkomaisen asiakkaan arvonlisäverosta. Kysymys ratkesi asiakkaan ollessa vielä kassalla, ja Myymälä sai Tilitoimiston avulla kaupan, joka olisi muuten voinut jäädä saamatta.


Parempaa yhteistyötä

Sähköinen taloushallinto mahdollistaa tilitoimiston hyödyntämisen tavoilla, joista on aiemmin voinut vain uneksia. Työnjako asiakkaan ja tilitoimiston kesken on hyvin joustavaa. Jos vaikka yrittäjän tietokone hajoaa ja olisi ollut kiireisiä laskuja maksettavana, voi vain soittaa tilitoimistoon ja pyytää: laitatteko sieltä maksuun ne laskut, mitkä erääntyvät tänään?



Fyysinen sijainti merkityksetöntä

Sähköisyyden mukana tilitoimiston fyysinen sijainti muuttuu merkityksettömäksi. Välillä on mukava tavata naamatusten, mutta kirjanpitäjä voi olla asiakkaan iholla, vaikka ei olisikaan samassa kaupungissa. Jos siis löydät itsellesi sopivan tilitoimiston oman kaupunkisi ulkopuolelta, älä jätä tilaisuutta käyttämättä!


Kiinnostuitko?

Haluaisitko tietää lisää mitä on sähköinen taloushallinto ja mitä etuja se voi tuoda liiketoimintaasi? Keskustelemme aiheesta mielellämme ja annamme hyviä käytännön vinkkejä. Ota yhteyttä lähimpään tilitoimistoomme ja aloitetaan keskustelu!

Tilaa Talousverkon blogi sähköpostiin

Talousverkko-logo

SUOMEN TALOUSVERKKO OY

Kutomotie 2 (MOVE-kiinteistö)

00380 Helsinki

Asiakaspalvelu: info@talousverkko.fi

  • Facebook
  • Instagram

© 2022 Suomen Talousverkko Oy

OTA YHTEYTTÄ

Kiitos yhteydenotostasi!