Open Site Navigation

Kymmenen vinkkiä miten säästät aikaa tehostamalla yrityksesi taloushallintoa



Monesti yrittäjät tekevät yrityksensä paperinpyöritystä iltamyöhällä tai muiden velvoitteiden ohella kiireessä samaan aikaan tiedostaen, että laskujen ja palkkojen maksu, kuittien keräily ja muu taloushallinto on ajallisesti poissa tuottavasta työstä.


Vaikka taloushallinto ja veroasiat saattavat olla joillekin pakkopullaa, ovat ne kuitenkin osa-alue, joka hoitamattomana saattaa yrityksen nopeasti kaaostilaan: ulosottokierteeseen, verottajan mustalle listalle, jopa konkurssiin.


Alla kymmenen vinkkiä siihen, miten säästät omaa aikaasi yrityksesi taloushallintoa tehostamalla.

1. Fyysisistä papereista luopuminen tehostaa taloushallintoa huomattavasti. Sähköinen tiliote siirtyy suoraan kirjanpito-ohjelmaan ja kirjanpitäjä säästää aikaa kirjauksissa.

2. Pdf-muotoiset laskut voi tallentaa heti maksamisen yhteydessä kuukauden kirjanpitokansioon koneella ja kuun lopussa riittää, kun painaa ”Liitä tiedostot” ja ”Lähetä” nappia sähköpostissa.

3. Käteiskuitteja varten voi hankkia kännykkään ohjelman, jolla voi kuvata kuitit heti ostotapahtuman jälkeen ja lähettää saman tien kirjanpitoon. Näin kuitteihin käytettävä aika on jo hoidettu saman tien.

4. Matkalaskut kannattaa tehdä samalla kun vaikkapa odottelee asiakasta, lentokonetta, bussia, junaa, taksia tai ruokaa. Kuittien kuvausohjelmissa on yleensä matkalaskutoiminto, jonne voi kirjoittaa matkan tiedot, kilometrit ynnä muut ja liittää kertyneet kuitit ja kokonaisuuden saa lähetettyä kirjanpitoon heti matkan päätyttyä.

5. Työntekijän voi valjastaa tekemään taloushallinnon näpertelytöitä tai delegoida sen lähes kokonaan kirjanpitäjän vastuulle. Kun kartoitat kirjanpitäjän kanssa eri vaihtoehtoja, selvitä tarkkaan, mikä tuottaa juuri sinulle vähiten vaivaa ja ajankäyttöä. Hyvä tilitoimisto osaa ajatella laaja-alaisesti ja tarjoaa ratkaisua, joka on sinulle kaikkein vaivattomin.

6. Hintaa miettiessä pitää pohtia, minkä arvoista oma vapaa-aikasi on tai kuinka paljon kauppaa ehtisit tehdä sillä ajalla, jonka säästät paperin pyörityksessä: joskus kannattaa maksaa vähän enemmän saadakseen enemmän.

7. Hyödynnä tilitoimiston tarjoamia palveluja: laskutuspalvelua, laskujen maksua, automaattista myyntireskontraa, budjetointiapua, palkkahallintoa, TES- ja veroasiantuntemusta. Isommassa tilitoimistossa voi olla töissä myös yritysjuristi, joka voi laatia valmiita sopimuksia tai tarkistaa sinulle esitettyjen sopimusten aukkoja tai epäedullisia ehtoja. Osa tilitoimistoista on erikoistunut tiettyyn toimialaan ja tätäkin kannattaa hyödyntää, sillä tieto säästää paljon aikaa.

8. Etsi kirjanpitäjä, joka osaa kommunikoida: on ystävällinen ja selkeä, vastaa kysymyksiin, antaa neuvoja, toimittaa kunnolliset raportit ja pitää sinut kuukausittain ajan tasalla missä mennään. Jos nämä asiat eivät ole kunnossa, on syytä huolestua ja vaihtaa kirjanpitäjää.

9. Toimita materiaalit kirjanpitäjällesi ajallaan. Näin saat yhteistyön kirjanpitäjäsi kanssa toimimaan mahdollisimman tehokkaasti, ja taloushallintosi tulee hoidetuksi ajallaan. Sopikaa selkeät aikataulut, missä ajassa materiaali pitää toimittaa ja missä ajassa työn pitää olla tehty (puolin ja toisin).

10. Kuuntele kirjanpitäjän ohjeita ja kehitysehdotuksia. Hyödynnä parhaasi mukaan lähtökohta siitä, että kirjanpitäjäsi on parhaiten ajan tasalla siitä, mitä yrityksesi taloudessa tapahtuu.

Heräsikö kysyttävää tai kaipaatko apua taloushallintosi hoitamisessa?

Ota rohkeasti yhteyttä asiantuntijaamme.