Open Site Navigation

Miten kirjanpito voidaan pitää reaaliaikaisena?



Toisinaan käymme keskusteluja asiakkaidemme kanssa kirjanpidon reaaliaikaisuudesta. Voiko kirjapito edes olla realiajassa? Mitä se vaatii yrittäjältä ja mitä taas kirjanpitäjältä?


Sähköinen kirjanpito ja reaaliaikaisuus

Kyllä, kirjanpito voidaan pitää lähes realiaikaisena. Tämä vaatii kuitenkin tiivistä kommunikointia yrittäjän ja kirjanpitäjän välillä. Reaaliaikaisuus ei ole myöskään mahdollista ilman sähköistä kirjanpito-ohjelmaa, kuten Procountoria tai Netvisoria. Tarkastellaan seuraavaksi mitä reaaliaikaisuus vaatii itse yrittäjältä sekä kirjanpitäjältä.


Yrittäjän ja tämän henkilöstön vastuut:

  • laskulla ostettaessa annetaan laskutusosoitteeksi aina verkkolaskuosoite

  • pankkiyhteys kirjanpito-ohjelmaan ja tiliote päivittäin kirjanpitoon

  • korttiostoista lähetetään kuitti heti sähköisesti kirjanpitoon, esim Ezy-palvelun kautta

  • matka- ja kululaskut kirjataan järjestelmään välittömästi

  • laskujen hyväksyjä käy päivittäin hyväksymässä kulut ohjelmistosta

  • laskut laitetaan ajallaan maksuun tai sovitaan maksusuunnitelmasta

Kirjanpitäjän vastuut:

  • laskujen tarkistus päivittäin

  • muuten kuin verkkolaskun kautta tulleet laskut syötetään heti järjestelmään

  • laskujen tiliöinti tehdään kerralla oikein

  • oletustiliöintien oikeellisuus tarkistetaan


Mihin tiivistä kommunikointia tarvitaan?

Yrittäjän ja kirjanpitäjän välistä kommunikointia tarvitaan, jotta kulut tulevat varmasti kirjattua oikeille tileille. Kirjanpitäjä, erityisesti jos käytetään ulkoistettuja tilitoimiston palveluita, ei voi tietää mitä yrityksen sisällä tapahtuu. Onko kulu tuotekehitystä, läpilaskutusta vai kenties oma kulu? Näihin löytyy vastaukset ainostaan yrityksen sisältä.


Kun yritys hakee rahoitusta ja sen tuloslaskelma sekä tase pitää antaa esimerkiksi pankille, on erittäin tärkeää, että yritys ja kirjanpitäjä ovat molemmat tietoisia tästä. Yrittäjä ei saa ajaa raporttia kirjanpidosta ulos ilman, että kirjanpito on valmis juuri tarvitsemaltaan ajanjaksolta. Tämä on tärkeää, sillä kirjanpitoa ei saa mennä enää muuttamaan tämän jälkeen.


Miksi kirjanpito halutaan pitää realiaikaisena?

Perinteinen paperinen kirjanpito on pääsääntöisesti noin kuukauden jäljessä. Reaaliaikainen kirjanpito antaa mahdollisuuden reagoida asioihin nopeasti, jolloin mahdolliset vahingot yritykselle saadaan minimoitua.


Kun yritys haluaa kehittyä ja suunnitteilla on esimerkiksi investointeja, on helpompi aloittaa suunnitelmien ja laskelmien teko, kun kirjanpito on varmasti ajantasalla. Likviditeetti ongelmien kanssa kamppailevan yritysten on myös helpompaa pitää kassavirtalaskelma ajantasalla sekä sopia maksusuunnitelmista.


Haluatko kuulla lisää reaaliaikaisesta kirjanpidosta?

Mikäli haluat nostaa talosuhallintosi seuraavalle levelille tai haluat keskustella sinulle ajankohtaisesti pulmasta, ota yhteyttä! Haluamme auttaa sinua ja yritystäsi kohti menestyksekästä liiketoimintaa!