Open Site Navigation

Dokumentointi ja sen tärkeys yrityksessä



Dokumentointi unohtuu helposti erityisesti pk-yrityksissä. Tuntuu, että kyllä me tämän muistamme ja tiedämme. Mutta muistammeko vielä parin kolmen vuoden kuluttua? Mitä, jos muistamme asian eri tavalla? Miten tämä ratkaistaan?


Tässä kirjoituksessa tuomme esille kuinka tärkeää dokumentointi on yrityksessä.


Mitä on syytä dokumentoida?

Sana dokumentointi tuo mieleen kokousten pöytäkirjat ja palavereiden muistiot, mutta yrityksessä on muutakin dokumentoitavaa. Osa yrityksen dokumentointia on kirjanpidon eri tositteet. Palkkalaskelmat, laskut, kuitit ja muistiot ovatkin tuttuja tositteita. Erityisesti muistioiden liitteinä on hyvä olla juuri ne asiakirjat jotka usein unohtuvat tehdä kirjallisesti.


Työsopimukset tulevat nykyisin tehtyä ja sen molemmat osapuolet allekirjoittavatkin. Veloista on tehtävä kunnon velkakirjat ja molempien osapuolten on allekirjoitettava velkakirjat.


Osakkaiden lainat yritykselle, päätökset osakeannista, lainan ottaminen ja aktivoinnit ovat asioita joista keskustellaan ja sovitaan. Nämä ovat asioita, jotka on syytä kirjata myös hyvin ja avoimesti pöytäkirjaan.


Kuluja aktivoitaessa on dokumentointi erityisen tärkeää. Mitä aktivoidaan, miten kuluja seurataan, mitä ovat tulonodotukset ym.


Jos sinulla ei ole kokemusta pöytäkirjojen teosta, kannattaa kysyä apua. Terminologia voi olla ratkaiseva riitatilanteissa. On helpompaa ja halvempaa varmistaa asia etukäteen kuin riidellä asiasta myöhemmin.



Allekirjoitukset ovat tärkeitä

Pöytäkirjaa kirjoittaessa on aina todettava läsnäolijat, valittava puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjantarkastajat. Jos kokouksen läsnäolijoita on niin vähän, että ei ole henkilöitä tarpeeksi mistä valita, voivat kaikki kokouksen läsnäolijat allekirjoittaa pöytäkirjan.


Asiakirjoilla ei ole mitään arvoa jos ne eivät ole osapuolten allekirjoittamia.

Allekirjoitukset ja pöytäkirjan sisältö ovat erityisen tärkeitä jos asioista tulee erimielisyyksiä tai yrityksen talous heikkenee. Jos ainoastaan yksi henkilö allekirjoittaa, on hän myös yksin vastuussa sisällöstä.


Kirjanpitäjän on oltava valppaana, että saa kirjanpitoon liitettäväksi allekirjoitetut dokumentit. Asiakirjoilla ei ole mitään arvoa jos ne eivät ole osapuolten allekirjoittamia.


Onko teillä dokumentointi hanskassa?

Mikäli kaipaat apua yrityksesi dokumentointiin tai muihin taloushallinnon asioihin, olemme aina valmiita auttamaan! Ota yhteyttä tai etsi itsellesi lähin tilitoimistomme ja tule rupattelemaan vaikka kahvikupposen ääreen.

Tilaa Talousverkon blogi sähköpostiin

Talousverkko-logo

SUOMEN TALOUSVERKKO OY

Kutomotie 2 (MOVE-kiinteistö)

00380 Helsinki

Asiakaspalvelu: info@talousverkko.fi

  • Facebook
  • Instagram

© 2022 Suomen Talousverkko Oy

OTA YHTEYTTÄ

Kiitos yhteydenotostasi!