Open Site Navigation

Budjetointi ja raportointi kasvun tukena



Usein sanotaan, että elämässä epätietoisuus on pahinta. Se aiheuttaa stressiä ja voi viedä karaistuneenkin yrittäjän yöunet. Ei siis ihme, että yrityksissä on viime vuosina panostettu valtavasti raportoinnin kehittämiseen. Sähköisten työkalujen myötä yrityksillä on käytössään enemmän tietoa liiketoiminnan kehityksistä kuin koskaan aiemmin – ainakin menneiltä kuukausilta. Entä tulevaisuus? Eikö se ole mennyttä aikaa tärkeämpää?


Haluankin rohkaista yrittäjiä pitämään katseen tulevaisuudessa. Moni yrittäjä ohjaa yritystään yhä peruutuspeilistä ja tekee tärkeitä päätöksiä pääasiassa toteumatiedon pohjalta.


Vain harvalla yrityksellä on käytössään kristallipallo ennustamiseen, mikä tekee ennustamisesta vaikeaa. Onneksi keskiverto yrittäjälle hyvä budjetointi riittää aivan mainiosti, kunhan sen toteutumista seurataan aktiivisesti.


Budjetointi on tulevaisuuden kirjanpitoa

Menneeseen emme voi vaikuttaa. Tulevaisuuteen voimme. Siksi varsinkin kasvuyrityksissä on alettu kiinnittää entistä enemmän huomiota raportoinnin lisäksi budjetointiin ja ennustamiseen. Pelkkä menneen ajan kirjanpito ei kerta kaikkiaan riitä silloin kun yritys kasvaa ja markkinat kehittyvät nopeasti. Budjetti on yrityksen talousjohtamisen tärkein työkalu, jonka avulla asetetaan tavoitteita, luodaan yrityksen suuntaviivoja ja varaudutaan tulevaan.


budjetti on erinomainen työkalu vastuun jakamiseen

Myönnettäköön, että budjetointi terminä herättää osassa yrittäjiä myös negatiivisia tuntemuksia. Se voi synnyttää mielleyhtymiä muun muassa suurten yritysten byrokratiaan ja ylhäältä johtamiseen. Näistä asioista budjetoinnissa ei suinkaan ole kyse vaan parhaimmillaan budjetti on erinomainen työkalu vastuun jakamiseen.


Anna vastuuta ja sitouta

Kaikkea ei tarvitse tietää ja osata itse. Tärkeämpää on tietää, kuka on vastuussa mistäkin. Anna ihmisten hyödyntää näkemyksiään myös yrityksen liiketoimintaa suunniteltaessa. Lopputuloksena syntyy realistisempi budjetti, joka halutaan saavuttaa, koska tavoitteet on päästy asettamaan itse. Hyvä johtaja ei suinkaan luule tietävänsä kaikkea itse ja uskaltaa antaa vastuuta muille.


Otetaan esimerkiksi myyntipäällikkö, joka on päivittäin tekemisissä asiakkaiden kanssa. Hänellä on varmasti erinomainen näkemys siitä, minkä verran kauppaa tulevina kuukausina syntyy. Kun annat hänen luoda omat myyntiennusteensa, sinulla on parasta mahdollista tietoa päätöksenteon tukena. Tietenkin lopputuloksesta kannattaa keskustella yhdessä, jotta tavoitteet saadaan vastamaan yrityksen yhteistä linjaa. Kehittyneimmät budjetointityökalut mahdollistavat budjetointivastuun hajauttamisen turvallisesti.


Mainitsemani myynnin ennustaminen on vain pieni osa yrityksen budjettia. Budjetin tulee kuvata yrityksen liiketoimintaa kokonaisuutena juuri sellaisena kuin se on. Liiketoiminnan kuvaamisessa budjetin muodossa helpottavat osabudjetit, joita voit laatia muun muassa henkilöstöstä, ostoista, tuotannosta ja investoinneista. Mahdollisten osabudjettien lista olisi loputtoman pitkä. Pelkkä lukujen näppäily suoraan tuloslaskelmapohjalle ei yleensä tarjoa riittävää tarkkuutta, vaan osabudjettien hyödyntäminen on välttämätöntä.


Budjetti on tehty seurattavaksi

Toteumatiedon seurannan arvo ei pienene budjetoinnin myötä. Päinvastoin, siitä tulee entistä arvokkaampaa. Toteumatiedosta saadaan paljon enemmän irti, kun lukuja voidaan verrata selkeisiin euromääräisiin tavoitteisiin. Kuinka voimme edes sanoa, miten edellinen kuukausi meni, jos emme ole asettaneet selkeää tavoitetta, johon pyrimme?


modernit työkalut mahdollistavat tiedon kokoamisen valmiiksi raporteiksi

Usein liiketoiminnan suunnittelun ja seurannan hataruutta perustellaan kohtuuttoman suurella työmäärällä. Aina näihin päiviin saakka olen allekirjoittanut argumentin täysin, koska esimerkiksi budjettiseurannan toteuttaminen Excelissä on kovin työlästä.


Tämä argumentti joutaa kuitenkin nyt romukoppaan, koska modernit työkalut mahdollistavat tiedon kokoamisen valmiiksi raporteiksi parhaimmillaan täysin ilman manuaalista työtä. Itse voit keskittyä lukujen tulkintaan ja yrityksen kehittämiseen.


On hyvä muistaa yrittäjänä teet budjetit ja raportit ennen kaikkea itsellesi ja yrityksellesi, et muita varten. Niiden laadusta ei kannata tinkiä. Toki myös ulkopuoliset tahot, kuten rahoittajat, saattavat vaatia tietyn raportoinnin. Jos itse olet perillä yrityksesi tilanteesta, tiedon jakaminen eteenpäin on hyvin helppoa.


Pois mukavuusalueelta

Budjetti on mitä parhain tapa johtaa yrityksen kasvua. Hyvä budjetti kirkastaa koko organisaation näkemyksen siitä, mitä kasvu vaatii. Samalla juhlapuheiden kasvutavoitteet muuttuvat konkretiaksi, eli numeroiksi. Helppoa kasvaminen ei varmasti tule koskaan olemaan, mutta selkeä tavoite auttaa suunnistamaan kohti maalia.


Vanha ja kulunut urheilijoiden fraasi ”No pain, No Gain” pätee myös yrityksen kehittämiseen. Välillä on poistuttava omalta mukavuusalueelta, jotta voi kasvaa. Selkeä suunnitelma ja ajantasainen raportointi voivat kuitenkin helpottaa kasvukipuja huomattavasti.


Jari-Pekka Hyyppä

Myyntipäällikkö

Taloushallintaan fi Oy