Joskus yrittäjälle harmaita hiuksia tuottaa kysymykset rahan liikuttamisesta oman tilin ja yrityksen tilin välillä. Yhtiömuodot myös poikkeavat tämän osalta toisistaan ja yrittäjän onkin syytä olla näistä tietoinen, jotta turhilta veromätkyiltä vältytään. Tässä blogissa käymme läpi miten yrittäjä voi liikutella rahaa toiminimessä, henkilöyhtiössä, osakeyhtiössä sekä osuuskunnassa.
Toisinaan käymme keskusteluja asiakkaidemme kanssa kirjanpidon reaaliaikaisuudesta. Voiko kirjapito edes olla realiajassa? Mitä se vaatii yrittäjältä ja mitä taas kirjanpitäjältä?
Golf-kentän tulot ja sen johdosta kassatilanne saattavat vaihdella rajustikin vuoden kuluessa. Ensinnäkin toiminnan kausiluontoisuus aiheuttaa osaltaan luonnollista vaihtelua, ja toiseksi osakkaiden vastikkeet saatetaan veloittaa jopa vain kerran vuodessa. Näin ollen tuotot ja kulut eivät välttämättä osu samaan ajankohtaan, jolloin rahatilanteen riittävyyden hallinta ja sen ennustaminen on työlästä ja voi jopa jäädä riittävän tarkalla tasolla tekemättä.
Aikaisemmin blogeissamme on jo puhuttu tuloslaskelmasta ja taseesta. Nämä laskelmat
ovat tilinpäätöksen perusta. Tilinpäätöksessä selvitetään yrityksen tuloksen
ja varallisuusaseman muodostuminen. Tilinpäätöstä varten meidän täytyy tehdä erilaisia
toimenpiteitä, jotta saisimme oikeat luvut laskelmiin.
Sähköisestä taloushallinnosta ja taloushallinnon pilvipalveluista on nopeasti tullut valtavirtaa ja yhä useammat pk-yritykset siirtyvät niiden käyttöön. Parhaimmillaan sähköisyys helpottaa yrittäjän arkea, lisää ymmärrystä yrityksen taloudellisesta tilasta ja tekee yhteistyöstä tilitoimiston kanssa sujuvampaa. Toisaalta vain puoliväliin viety sähköistäminen voi mutkistaa työtapoja ja johtaa siihen, ettei tavoiteltuja hyötyjä saavuteta.
Tuloslaskelma kertoo, minkälaisista eristä yrityksen tai muun yhteisön tulos on syntynyt sen jakson aikana, mitä tarkastellaan. Jakso voi olla juoksevan kirjanpidon kuukausijakso, muulla tavoin valittu ajanjakso tai tilikauden mittainen jakso, kuten tilinpäätöksessä. Tarkastelujaksolta kannattaa katsoa sekä tuloslaskelma että tase. Tuloslaskelma kertoo tilikauden tapahtumista toiminnan kannattavuuden näkökulmasta ja taseessa näkyvät varallisuus sekä velat tilikauden tai tarkastelujakson päättymispäivänä. Tässä blogissa pyritään avaamaan pien- ja mikroyrityksen tuloslaskelman termejä, jotta lukujen sisältöä olisi helpompi ymmärtää.
Perinteiseen paperi- ja dokumenttipohjaiseen kirjanpitoon on kuulunut asiakkaan ja kirjanpitäjän tapaaminen aineiston toimittamisen yhteydessä. Silloin on käyty läpi yrityksen tilannetta ja vastaanotettua aineistoa. Tilanne ei kuitenkaan ole yrityksen nykytila, vaan edellisen kuun aineistoon perustuvaa tilannetta. Uusi aineistohan on vasta asiakkaan mukana tulossa kirjanpitoon.
Entä jos siirryttäisiin sähköiseen kirjanpitoon? Siirrytään verkkolaskutukseen, matkalaskut ja muut tositteet tuodaan skannauspalvelun kautta kirjanpitoon. Kirjanpitäjä huolehtii tiliöintien automatisoinnista ja oikeellisuuden tarkistamisesta. Katoaako yhteys kirjanpitäjään, kun ei enää tavata fyysisesti aineiston toimittamisen yhteydessä? Ei katoa.
Dokumentointi unohtuu helposti erityisesti PK-yrityksissä. Tuntuu että kyllä me tämän muistamme ja tiedämme. Mutta muistammeko vielä parin kolmen vuoden kuluttua? Mitä jos muistamme asian eri tavalla? Miten tämä ratkaistaan?
Tässä kirjoituksessa haluan tuoda pintaa raapaisemalla esille kuinka tärkeää dokumentointi on yrityksessä.
Monesti törmää ajatteluun, jossa yrittäjä haluaa säästää kirjanpidon kustannuksissa viimeiseen asti. Tehdään itse kaikki mahdollinen, ettei vain tarvitse maksaa ylimääräistä kirjanpidosta.
Joskus kuitenkin käy niin, että viime metreillä tai jopa liian myöhään huomataan, että oma osaaminen tai aika ei vaan riitä. Sekaisin oleva materiaali viedään hädissään kirjanpitäjälle ja vielä tässäkin vaiheessa ajatellaan, että ehdinpäs. Kun sitten kirjanpitäjältä tulee yrittäjän mielestä iso lasku, sitten ihmetellään; eihän siinä ollut kuin muutama lasku. Miten ihmeessä se voi maksaa noin paljon?
Liiketoiminnan kasvattaminen on parhaassa tapauksessa tilitoimiston ja asiakkaan saumattoman yhteispelin summa. Ulkopuolinen tarkkailija näkee metsän puilta helpommin kuin yrittäjä itse. Kirjanpitäjä on monesti se henkilö, joka tietää asiakasyrityksen asioista eniten yrittäjän itsensä jälkeen. Kirjanpitäjä voi tietää jopa enemmän kuin yrittäjä itse, sillä kirjanpitäjä istuu parhaalla aitiopaikalla ja näkee liiketoiminnan juuri sellaisena kuin se todellisuudessa on. Tämä näkökulma avaa liiketoimintalähtöiselle tilitoimistolle valtavat mahdollisuudet auttaa asiakasta.
Lataa oppaitamme yrittäjyydestä, taloudesta ja liiketoiminnan kehittämisestä!
